KSeF – Krajowy System e-Faktur

Zmiany w systemie fakturowania są nieuniknione. Polska, podążając śladem innych krajów Unii Europejskiej, wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF), który ma zrewolucjonizować sposób, w jaki przedsiębiorcy i podatnicy VAT prowadzą swoje sprawy finansowe. Czy masz w sobie gotowość na tę cyfrową transformację? Czy wiesz, co to oznacza dla Twojego biznesu? W tym artykule przybliżymy Ci, co to jest KSeF, jakie są jego cele i jak się do niego przygotować. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę czy jesteś dużym przedsiębiorcą, te informacje są dla Ciebie kluczowe. Przeczytaj, aby dowiedzieć się więcej i być gotowym na nadchodzące zmiany.

Co to jest KSeF i do czego ma służyć?

Do 1 lipca 2024 roku wszyscy czynni podatnicy VAT, a do 1 stycznia 2025 roku wszyscy pozostali przedsiębiorcy muszą być gotowi na korzystanie z nowego, krajowego systemu do fakturowania mającego na celu całkowitą informatyzację i digitalizację fakturowania, ale również uszczelnienie systemu podatkowego. KSeF nadchodzi wielkimi krokami.

Polska, jako drugi kraj w Unii Europejskiej, zaraz po Włoszech, w których analogiczny system funkcjonuje już od kilku lat, postanowiła wprowadzić obowiązek wystawiania e-faktur i w ten sposób dostosować swoje przepisy do prawodawstwa unijnego.

Systemy na kształt polskiego KSeF-u działają również w innych krajach UE (np. w Hiszpanii, Portugalii, krajach skandynawskich, Estonii), ale są one dobrowolne lub częściowo obligatoryjne. Np. jedynie przy transakcjach z administracją krajową. Polski system ma być przygotowany na przetwarzanie 2 mld faktur miesięcznie! A w ciągu pierwszych 10 lat działania ma zebrać aż 30 petabajtów danych (1 petabajt to 1 mln gigabajtów)!

Co oznacza KSeF dla polskich przedsiębiorców?

Nie będzie przesadą, jeśli powiemy, że KSeF to prawdziwa rewolucja dla polskiej gospodarki. Wiele branż i ogólnokrajowych firm już od wielu miesięcy dostosowuje swoje systemy informatyczne do nowych wymagań. Dość powiedzieć, że termin obowiązkowego KSeF był już kilkukrotnie przesuwany. Można przypuszczać, że nie odpowiada za to jedynie pandemia COVID-19.

Najważniejszą zmianą, którą każdy bez wyjątku odczuje na własnej skórze jest to, że prawdopodobnie nikt już nie dostanie do ręki papierowej faktury przy kupowaniu czegokolwiek. Swoje dokumenty zakupowe będzie można pobrać jedynie przez swój program do wystawiania faktur, jeśli będzie miał taką opcję, lub bezpośrednio z systemu.

Jak działa KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie faktur w ustrukturyzowanym formacie XML. Działa ona w oparciu o zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. Po wystawieniu faktury, system automatycznie sprawdza jej zgodność ze standardem, czyli czy faktura ma właściwy schemat XML. Jeżeli wszystko jest w porządku, faktura otrzymuje unikalny numer, a wystawca dostaje urzędowe poświadczenie odbioru, znane jako UPO.

Dla odbiorcy faktury są dostępne dwie opcje dostępu do dokumentu. Pierwsza to uwierzytelnienie się w systemie KSeF, a druga to tzw. dostęp anonimowy, który polega na podaniu określonych danych dotyczących faktury.

Warto również zauważyć, że odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur przez KSeF. Sposób wyrażenia tej zgody jest dowolny i nie jest precyzyjnie określony w przepisach. Może to być na przykład zgoda wyrażona mailowo czy poprzez akceptację regulaminu fakturowania dostawcy. Jeżeli odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF, wystawca może i tak korzystać z systemu, ale musi dostarczyć fakturę w tradycyjny sposób, czyli w formie papierowej lub elektronicznej. Dodatkowo, odbiorca ma możliwość wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych, nawet jeśli nie zgodził się na ich otrzymywanie przez KSeF.

Mały ma łatwiej

Na szczęście w przypadku KSeF, w przeciwieństwie do wielu innych sytuacji, mały ma łatwiej. To oznacza, że małe przedsiębiorstwa, a już najbardziej firmy jednoosobowe, są bardzo elastyczne i łatwiej przystosowują się do zmian proceduralnych. Małe firmy nie powinny jednak spocząć na laurach, aby na końcu „wyścigu” nie okazało się, że zostali w tyle, przez niepodjęcie żadnych działań.

To, że małe firmy, chociażby przedsiębiorcy pracujący na kontraktach B2B, mogą z dnia na dzień zmienić system fakturowania, powinno być raczej impulsem do działania już dziś, a nie tabletką uspokajającą na przyszłość.

O co trzeba zadbać?

Najważniejszym zadaniem każdego polskiego przedsiębiorcy przed 1 lipca 2024 roku, w praktyce bez względu na to czy jest czynnym podatnikiem VAT czy nie, jest uzyskanie dostępu do KSeF, uwierzytelnienie się w systemie i sprawdzenie czy jego system księgowy jest lub w najbliższym czasie będzie zintegrowany z KSeF. Ewentualnie trzeba będzie przygotować się na zakup oprogramowania lub znalezienie biura rachunkowego, które umożliwi dostęp do systemu wystawiania faktur. Z Biurem Rachunkowym w Krośnie KSeF Was nie zaskoczy.

Co prawda faktury można wystawiać w samym KSeF. Jednakże, program lokalny, który będzie wysyłał dane do KSeF, będzie mógł pełnić funkcję doskonałego bufora. Niestety, po zatwierdzeniu dokumentu, nic już nie będzie można zmienić. Profesjonalne programy do wystawiania faktur dają na szczęście możliwość poprawek lub nawet całkowitego usunięcia dokumentu wysłaniem go do KSeF.

W kolejnych wpisach na naszym blogu będziemy poruszać różnorodne kwestie związane z wejściem w życie KSeF. Jak zawsze możecie liczyć na wsparcie wsparcie we wdrożeniu KSeF Biura Rachunkowego Wojciech Kaczmarczyk z Krosna. Szczegóły oferowanych przez nas usług można znaleźć w ofercie biura rachunkowego.

Już niebawem, w kolejnym wpisie, opiszemy proces logowania i uwierzytelnienia się w KSeF.

Masz pytania do powyższego artykułu? Zadaj je swojemu księgowemu. Czekamy!