Biała lista podatników VAT – najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Jesteś przedsiębiorcą i czynnym płatnikiem VAT? A może chcesz sprawdzić, czy Twój partner biznesowy znajduje się w bazie podatników VAT? Zachęcamy do lektury artykułu o białej liście, która stanowi skuteczne narzędzie weryfikacji podatników zarejestrowanych, niezarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. 

A jeśli chcesz posłuchać więcej o płatnościach w działalności gospodarczej posłuchaj odcinka podcastu Akademia JDG, w którym Filip Kaczmarczyk tłumaczy te kwestie.

Czym jest biała lista VAT? 

Biała lista to narzędzie do weryfikacji podatników, które działa od 1 września 2019 roku. Powstała przede wszystkim w celu ograniczenia nielegalnych praktyk, takich jak: karuzele VAT, fikcyjne faktury czy wyłudzenia podatku. Głównym zadaniem rejestru jest możliwość weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta. 

Biała lista zawiera wykaz podatników, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, ale także tych niezarejestrowanych oraz korzystających ze zwolnienia. Na liście uwzględniani są także podatnicy, którzy zostali wykreśleni lub przywróceni do rejestru VAT. Wykaz jest prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Najważniejsze informacje z białej listy

Na białej liście podatników VAT znajdziesz wszystkie najważniejsze informacje o swoim partnerze biznesowym, takie jak:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku (jeżeli taki numer został przyznany),
• status podatnika (na dzień sprawdzenia),
• numer REGON lub numer w KRS (jeśli zostały nadane),
• adres siedziby,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• dane ewentualnych wspólników, 
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK.

Biała lista podatników VAT wraz z informacją dotyczącą rachunków bankowych w formie online pozwala na szybkie sprawdzenie wiarygodności kontrahenta, jak również ma na celu ułatwienie oraz przyśpieszenie dokonywania płatności za towary i usługi. Chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o samym podatku VAT? Przeczytaj nasz artykuł: “10 faktów o VAT, które musisz znać” dostępny TUTAJ. 

Dla kontrahentów: jak posługiwać się białą listą? 

Biała lista podatników VAT znajduje się na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów. Wyszukiwarka jest bardzo intuicyjna i prosta w obsłudze. Aby sprawdzić, czy dany przedsiębiorca znajduje się w rejestrze, wystarczy wpisać jedną z czterech informacji:

• numer konta kontrahenta,
• jego NIP,
• REGON,
• lub nazwę (minimum pięć znaków z wyłączeniem znaków specjalnych).

Pytając o dane, wskazujesz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie danych sprawdzanego kontrahenta. Będzie na nim również unikalny identyfikator przypisany do Twojego wyszukiwania. To potwierdzenie możesz wydrukować. Biała lista aktualizuje się raz dziennie, w każdy dzień roboczy.

Dla przedsiębiorców: co muszę zrobić, żeby znaleźć się na białej liście? 

Dobra wiadomość jest taka, że jako przedsiębiorca nie musisz praktycznie nic robić, aby dane Twojej firmy znalazły się na liście. Wszystkie potrzebne informacje szef KAS pobierze z dostępnych rejestrów publicznych (CEIDG). Jeśli jakieś informacje są niepoprawne, możesz wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Bardzo istotną kwestią jest dbanie o poprawność swojego rachunku bankowego na białej liście (więcej o tym, dlaczego to takie ważne – w następnym akapicie). 

Podatnicy są zobowiązani do zgłaszania swoich rachunków bankowych, co można łatwo zrobić poprzez system CEIDG. Na podatnikach ciąży także obowiązek aktualizacji rachunków bankowych (za pomocą druków NIP-8 i NIP-2). Prawidłowo zgłoszone lub zaktualizowane rachunki zostaną automatycznie umieszczone w wykazie.

Wciąż masz wątpliwości jak dodać lub zaktualizować swój rachunek bankowy, aby dane w rejestrze podatników VAT były aktualne? Skontaktuj się ze specjalistą, na przykład doświadczonym księgowym z Biura Rachunkowego Wojciech Kaczmarczyk. Dane do kontaktu znajdziesz TUTAJ. 

Biała lista VAT – dlaczego warto sprawdzać i aktualizować treść wpisów?  

W tym miejscu być może zadajesz sobie pytanie: ale po co to wszystko? Czy muszę sprawdzać swojego kontrahenta, skoro na przykład współpracuję z nim już od paru lat i darzę zaufaniem? Odpowiedź brzmi: zawsze warto, szczególnie jeśli dokonujesz transakcji powyżej 15 000 zł. Co ważne podzielenie płatności powyżej 15 000 zł, na mniejsze przelewy nie jest tutaj żadnym rozwiązaniem! Chodzi o wartość danej transakcji między podmiotami.

Biała lista VAT spełnia określone funkcje. Chodzi przede wszystkim o weryfikację rachunków bankowych podatników w celu ograniczenia nielegalnych praktyk. 

Jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 000 zł na inny rachunek, niż podany w wykazie:

• nie będziesz mieć możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty (lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie),
• będziesz ponosił solidarną odpowiedzialność całym swoim majątkiem za niezapłacony przez dostawcę/usługodawcę podatek VAT proporcjonalnie przypadający na dostawę towarów lub świadczenie usług, której dotyczyła płatność.

Krótko mówiąc, zrobienie przelewu na rachunek z białej listy zapewnia Ci bezpieczeństwo i chroni przed sankcjami.

Jeśli najpierw zrobiłeś przelew, a dopiero później sprawdziłeś wykaz podatników VAT i okazało się, że numer rachunku jest inny, masz jeszcze szansę uniknąć konsekwencji. Najpóźniej w ciągu siedmiu dni od zrobienia przelewu na numer rachunku bankowego spoza białej listy, musisz poinformować o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego na zawiadomieniu ZAW-NR. Jak wspomniano wyżej, dane podatników aktualizowane są raz dziennie (w każdy dzień roboczy). Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

Biała lista podatników VAT – podsumowanie 

Biała lista VAT to świetnie narzędzie, które umożliwia szybką weryfikację podatników. Warto z niej korzystać, aby zadbać o bezpieczeństwo i transparentność swoich transakcji. Co więcej, biała lista może uchronić przed negatywnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Po lekturze tego artykułu już wiesz, jak korzystać z wykazu i dlaczego warto dbać o poprawność danych. Życzymy samych udanych (i bezpiecznych) transakcji!