Zadzwoń teraz.
Krajowy System e-Faktur stał się faktem. Od 1 lutego 2026 roku duże podmioty, czyli firmy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w ubiegłym roku 200 milionów złotych, mają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w nowym systemie. Z kolei wszyscy mniejsi muszą te faktury odbierać i powoli przyzwyczajać się do zmian, gdyż już niedługo KSeF obejmie wszystkich pozostałych przedsiebiorców. Jakie problemy pojawiły się już w pierwszym dniu działania KSeF 2.0.? W jaki sposób zmiany w systemie fakturowania wykorzystują internetowi oszuści? Jaki model współpracy z biurem rachunkowym wybrać w obliczu cyfrowej rewolucji? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w niniejszym artykule. Zapraszamy do lektury!
“Dlaczego nie mogę zalogować się do KSeF?”
Powyższe pytanie 1 lutego zadawało sobie wielu przedsiębiorców i księgowych. Choć system fakturowania był dobrze przygotowany i gotowy na “duży ruch”, zawiódł… profil zaufany.
KSeF obsługuje kilka metod logowania, z czego profil zaufany jest tą wybieraną przez przedsiębiorców najczęściej. Komunikat “Osiągnąłeś limit zapytań” może wynikać z winy użytkownika (brak uprawnień, nieprawidłowa konfiguracja przeglądarki, wygaśnięta sesja), ale w przeważającej liczbie przypadków jest skutkiem przeciążenia infrastruktury.
Rozwiązanie? Cierpliwość i ponowienie próby logowania za jakiś czas. Kolejny test wytrzymałości systemu już 1 kwietnia, kiedy to do grona wystawiających faktury w nowym systemie obowiązkowo dołączą kolejni przedsiębiorcy.
Niebezpieczne maile i scamowe faktury, czyli oszuści w natarciu
Kontrola swoich faktur w KSeF to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niestety, nowy system daje pole do błędów i nadużyć – ktoś może omyłkowo (lub nie) wystawić fakturę na NIP podmiotu, który z daną transakcją nie ma nic wspólnego.
Nabywca może zgłosić fakturę jako scamową w KSeF, podając uzasadnienie. Zgłoszenia dotyczą pojedynczych faktur, a ich weryfikacja jest prowadzona przez administrację skarbową. Pozwala to uniknąć negatywnych konsekwencji, takich jak nieuzasadnione odliczenie VAT.
Inna sprawa to maile od internetowych oszustów podszywających się pod Ministerstwo Finansów lub Krajową Administrację Skarbową. Fałszywe wiadomości zawierają złośliwe załączniki, których uruchomienie może spowodować kradzież danych i pieniędzy. Jak się przed tym chronić? Po pierwsze i najważniejsze – uważnie czytać maile. Oszuści wykorzystują lukę w zabezpieczeniach poczty, przez co adresy mailowe wyglądają na prawdziwe. Jednak niektóre warianty maili nie są podpisane z imienia i nazwiska urzędnika, a załączniki mają niestandardowe rozszerzenia (.iso). Poza tym fałszywe wiadomości często zawierają literówki (np. warszawe). Po drugie – warto sprawdzić i zweryfikować zabezpieczenia swojej skrzynki pocztowej. A po trzecie – polecamy subskrybować nasz newsletter i obserwować media społecznościowe biura, gdyż o takich zagrożeniach informujemy na bieżąco!
KSeF a model współpracy z biurem rachunkowym
Uruchomienie KSeF wywołało lawinę pytań – głównie u tych osób, które do wprowadzenia systemu nie były dobrze przygotowane. Czy muszę dać księgowemu dostęp do profilu mojej firmy w KSeF? Co z drukowaniem faktur? Czy potrzebuję jakiegoś innego programu do fakturowania i zarządzania dokumentami?
W tym miejscu warto przypomnieć, że każdy polski przedsiębiorca może już nie tylko odbierać, ale i wystawiać faktury w KSeF. Zupełnie za darmo. Z kolei różne dostępne na rynku programy do fakturowania (płatne i bezpłatne) dają możliwość nie tylko integracji z KSeF, ale również sprawnego obiegu dokumentów między klientem a jego księgowym.
W Biurze Rachunkowym Wojciech Kaczmarczyk wprowadziliśmy program SaldeoSmart i udostępniliśmy go naszym klientom bezpłatnie. Dzięki temu nie muszą oni dawać nam dostępów do swoich kont w KSeF (SaldeoSmart jest w pełni zintegrowane z nowym systemem fakturowania) ani drukować dokumentów (czego nie praktykowaliśmy na długo przed wprowadzeniem KSeF 2.0).
Jeśli zastanawiasz się nad zmianą biura albo dopiero co otwierasz działalność i szukasz księgowego, zachęcamy do kontaktu. Z chęcią przedstawimy szczegóły oferty i opowiemy więcej o naszym modelu współpracy.
Niespodzianka u wspólników, czyli pamiętaj o nadaniu uprawnień także sobie
Na koniec przypomnienie dla wszystkich wspólników, którzy – poprzez wypełnienie formularza ZAW-FA – otrzymali dostęp do KSeF jako pierwsi w swojej firmie. To, że Urząd Skarbowy dał Ci dostęp do systemu, nie oznacza, że możesz w nim działać bez ograniczeń. Aby w pełni korzystać z wszystkich funkcjonalności KSeF (czyli między innymi odbierać, wystawiać, przeglądać faktury), musisz najpierw nadać uprawnienia… samemu sobie.
Jak to zrobić? Dokładnie tak, jak w przypadku nadawania uprawnień reszcie wspólników. W lewym górnym rogu klikamy “uprawnienia”, następnie “nadaj uprawnienie”, później wybieramy rodzaj uprawnienia (“osobie fizycznej do pracy w KSeF”), wpisujemy dane, wybieramy zakres (najlepiej zaznaczyć wszystkie punkty) i gotowe.
Co nas jeszcze czeka?
Dla przypomnienia:
- 1 kwietnia 2026 roku: od tego dnia swoją sprzedaż muszą fakturować przez KSeF pozostali przedsiębiorcy, którzy nie chcą lub nie mogą skorzystać z czasowego zwolnienia. Innymi słowy – od tej daty każdy przedsiębiorca (z wyjątkiem tych zarabiających do 10 tysięcy zł miesięcznie) ma obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych przez KSeF.
- 1 stycznia 2027 roku: od tego dnia wszyscy przedsiębiorcy, nawet ci zwolnieni w 2026 roku, będą musieli wysyłać swoje faktury przez KSeF.
Zachęcamy wszystkich do tego, aby nie zostawiać wdrożenia KSeF w firmie na ostatnią chwilę. Skoro system już działa, warto zapoznać się z nim wcześniej. Pozwoli to być w pełni przygotowanym, kiedy nadejdzie czas obowiązkowego przystąpienia.
W razie pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Zapraszamy także na media społecznościowe (w szczególności Instagrama i TikToka), gdzie regularnie publikujemy edukacyjne filmiki z serii “Korki z KSeF”. Dowiesz się z nich między innymi, dlaczego nie warto brać faktur na inne podmioty, czy można odliczyć VAT od faktury wystawionej wbrew obowiązkowi poza KSeF (tak, można) i co grozi za brak przystąpienia do nowego systemu fakturowania.