Co składa się na cenę usługi księgowej?

Nowi przedsiębiorcy i osoby, które pierwszy raz korzystają z profesjonalnych usług księgowych, często nie uświadamiają sobie z czego składa się cena usługi biura rachunkowego. Co gorsze, większość z takich osób wybiera amatorskie biura, prowadzone w sposób partyzancki, nie wiedząc, że niska cena usługi niesie dla nich bardzo negatywne i poważne konsekwencje.

Dlaczego cena usługi księgowej jest taka, a nie inna? Żeby odpowiedzieć na to pytanie, wystarczy uświadomić sobie jakie obowiązki ma księgowy poza zaksięgowaniem „moich dwóch faktur miesięcznie”. Wprowadzenie faktur, przesłanie kwot podatków klientowi i wysłanie deklaracji VAT to tylko wierzchołek góry lodowej obowiązków księgowego. Część z pozostałych opisujemy poniżej:

Deklaracja ZUS właściciela

Pomimo tego, że przedsiębiorcy z reguły nie wypłacają sobie pensji, w każdym miesiącu księgowy musi naliczyć listę płac dla właściciela firmy. Taka lista jest jednym z elementów dokumentacji firmowej. Na liście płac właściciela, tak samo jak na liście płac pracownika, należy zweryfikować podstawy do składek ZUS oraz kwoty samych składek. Dodatkowej pracy dołożyły również zmiany wprowadzone Polskim Ładem. Obecnie na każdej liście płac trzeba również w szczególny sposób sprawdzać podstawę składki zdrowotnej, wyliczać dochód za poprzedni miesiąc, który w wielu przypadkach może się różnić od dochodu wyliczonego na potrzeby podatku dochodowego. W konfrontacji z dochodem należy zweryfikować poprawność naliczenia składki zdrowotnej.

Mając naliczoną listę płac można sporządzić deklarację ZUS dla właściciela firmy. W przeszłości deklaracje, dla firm bez pracowników, były klonowane z miesiąca na miesiąc, pod warunkiem braku chorobowego w danym miesiącu i innych zmian. Przepisy polskiego ładu zmieniły sytuację. Obecnie trzeba wysyłać deklaracje ZUS co miesiąc, bez względu na to czy firma zatrudnia pracowników czy nie.

Przy okazji naliczania listy płac, księgowy kontroluje i sprawdza terminy przechodzenia z różnych kodów ZUS (ulga na start, ZUS preferencyjny, mały ZUS, pełne składki). Wszystkie ulgi i zwolnienia mają swoje terminy, a przeoczenie któregoś z nich po pierwsze może spowodować konieczność sporządzania korekt i dopłacania składek, a po drugie w takiej sytuacji można całkowicie stracić prawo do skorzystania z danej ulgi.

Śledzenie bieżących zmian w przepisach pozaksięgowych i pozapodatkowych

Choć to przede wszystkim przedsiębiorca powinien być na bieżąco z przepisami dotyczącymi jego branży, to zawsze dobrym zwyczajem jest informowanie, przez rzetelne i profesjonalne biuro rachunkowe, swoich klientów o zmianach w prawie mogących mieć wpływ na prowadzenie przez nich biznesu.

Dopełnianie formalnych obowiązków nakładanych na biura rachunkowe

Jednym z wielu przykładów takich „dodatkowych” obowiązków jest konieczność prowadzenia przez biura rachunkowe dokumentacji AML (Anti-money laundering – przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu) i weryfikowanie statusów swoich klientów. Jest to obowiązek bezwzględnie wymagany przez przepisy prawa. Jeśli ktoś od swojego księgowego nigdy nie słyszał o AML, to znaczy, że ten księgowy nie dopełnia takiego obowiązku. Ewentualne kary nałożone na biuro, mogą doprowadzić nawet do bankructwa biura, a w wielu przypadkach przynajmniej do trudnej sytuacji w firmie. Sprawy klientów zejdą wtedy na dalszy plan…

Doskonalenie się i podnoszenie kwalifikacji

Tak samo jak w wielu innych zawodach, księgowy również, praktycznie każdego dnia, musi zdobywać nową wiedzę. Wiedzę potrzebną do rozliczenia jednej z „Twoich dwóch faktur w miesiącu”. Prędzej czy później każdy klient natrafia na nietypowe, wyjątkowe sytuacje, które wymagają pogłębionej analizy i rozważnego podejścia. Dzięki systematycznemu uzupełnianiu wiedzy przez Twojego księgowego problem jest rozwiązywany w ciągu jednego dnia, a nie jednego miesiąca. W wielu przypadkach systematyczne uzupełnianie wiedzy pozwala również zapobiec całkowicie powstaniu danego problemu.

Spojrzenie fachowym okiem na sytuację firmy

Dobry księgowy, taki jaki będzie obsługiwał Twoją firmę w Biurze Rachunkowym Wojciech Kaczmarczyk w Krośnie, w każdym miesiącu, obserwując operacje gospodarcze w Twojej firmie, zauważa trendy, identyfikuje możliwości i zagrożenia, może przekazywać cenne uwagi na temat aktualnej sytuacji finansowo-księgowej, dzięki którym podejmiesz trafniejsze decyzje biznesowe w przyszłości.

Powyższe obowiązki to tylko mały wycinek wszystkich zajęć jakie ma księgowy w ciągu dnia. Te i innej czynności wpływają w istotny sposób na czas poświęcany klientom biura i na wycenę ich obsługi.

W drugiej części wpisu przedstawimy inne istotne składowe, które wpływają na cenę, a jednocześnie mają bardzo duży wpływ na bezpieczeństwo biznesowe klienta.

Kontynuacja w części 2. wpisu.

Co składa się na cenę usługi księgowej? cz. 2

Masz pytania do powyższego artykułu? Zadaj je swojemu księgowemu. Czekamy!